Un sistema contable contiene toda la información de la empresa tanto los datos propiamente contables como financieros. Gracias a ello, es posible entender la situación económica de una sociedad de manera rápida y eficaz. Mediante este tipo de sistemas se prevé crear unas normas o pautas para controlar todas las operaciones de la empresa, y a su vez clasificar todas aquellas operaciones contables y financieras del día a día. Así pues, como idea principal debéis saber qué se utiliza para llevar las cuentas de una organización.
Contabilidad y sistemas contables
Mediante la contabilidad, las empresas poseen una herramienta que les permite tener un registro y control exhaustivo de las operaciones que realizan diariamente. La principal característica de la contabilidad, pero, reside en que permite trasladar esos movimientos diarios en dinero, de manera que tan solo mirando las notas contables podemos conocer como entra y sale el dinero de la sociedad, y por donde estamos teniendo pérdidas. A su vez, un sistema de información contable está formado por aquellos métodos y procedimientos que van a seguirse para llevar el control de las actividades que acabamos de describir, para que posteriormente los superiores jerárquicos puedan usar la información en su toma de decisiones. Dentro de los sistemas contables encontramos dos grandes grupos de información:
- Contabilidad financiera externa: se trata de la información que estará al abasto tanto de las personas que forman la empresa, como de personas del exterior. Estas personas son desde accionistas, hasta proveedores que están interesados en la solvencia de a quién van a vender.
- Contabilidad de costos: aquí hacemos referencia a la relación entre los costes y los beneficios que tiene la empresa mediante las diferentes operaciones que realiza. Hablamos del volumen de producción y de la eficiencia en generar beneficios mediante el uso de los distintos recursos. A priori, puede parecer que estamos ante la misma situación que cuando hablamos de la contabilidad financiera externa, pero la principal diferencia reside en que con la contabilidad de costos pretendemos que la información de la situación económica de la empresa sea utilizada por los diversos departamentos y así maximizar beneficios y reducir costes.
Estructura de un sistema contable
Normalmente todo sistema contable sigue unas pautas de información que permiten que cualquier persona de la empresa pueda entender la información que en ellos se contiene, si bien quizá no es posible que todas las personas que van a tenerlo en sus manos vayan a entender todos los conceptos contables, pero la idea es que si se puedan ver de manera clara y concisa cual es la situación financiera de la misma. Así pues, por lo general, en un sistema contable encontramos los siguientes elementos:
- Actividad financiera: consiste en llevar un registro de la actividad diaria de la empresa. Como recordaréis hemos dicho que la contabilidad consiste en convertir la actividad diaria en dinero para poder entender cuál es su situación, debiéndose registrar en los libros de contabilidad.
- Orden de la información: es muy importante establecer un orden de la información que va llegando a la empresa. pensad que si no se establece un orden coherente será imposible clasificar todos los movimientos contables. Es por eso, que existe la figura del libro diario, donde cada día se apuntan las entradas de dinero, mercancías, de primeras materias, etc. para después ordenarlo todo en el libro mayor para conocer a final de año cual ha sido el balance de la empresa. Además es fundamental crear un sistema de numeración de las facturas, ya sea para conocer por ejemplo si están o no sujetas a IVA, o si son clientes de dudoso cobro o anticipos a cuenta de productos que vamos a tener que pagar más tarde. Se trate de la operación que se trate, los sistemas contables las ordenan y le asignan un valor monetario. Existe, además, un resumen de toda la información para que sea sencillo comprenderla para las personas que posteriormente deberán trabajar con ella.
Características principales del sistema contable
Además de la estructura que hemos venido comentado los sistemas de contabilidad deben tener una serie de características básicas para que estén bien formulados:
- Comprensibles. Los sistemas contables deben ser comprensibles, como hemos ido reiterando, no solo debes ser comprensible para contables expertos sino para cualquier persona de la empresa que necesite apoyarse en él para cualquier proyecto que quiera emprender.
- Útiles. Interrelacionado con el punto anterior, nos encontramos con la necesidad de que estos sistemas sean útiles. Como ya sabréis ahora, es fundamental que mediante los mismos conozcamos de forma rápida y eficaz la situación de la empresa.
- Fiables. Es fundamental que los datos con los que se elaboran los sistemas contables sean fiables y contengan información veraz, para que los responsables de la toma de decisiones de las empresas puedan basarlas en los mismos sin miedo a estar trabajando con información falsa.
Ventajas y desventajas de los sistemas contables
Para acabar con el post de hoy es importante hacer una breve referencia a las ventajas y a los inconvenientes que puede tener para las sociedades la llevanza de la contabilidad de manera exhaustiva mediante los sistemas que venimos explicando.
Ventajas
- Para las empresas, es muy importante ya que gestionan sus ingresos y gastos. Además de tener ordenada la actividad diaria de la empresa y controlanda cualquier tipo de anomalía que pueda producirse de manera eficaz e inmediata.
- Al tener controladas las pérdidas y ganancias mediante los asientos contables, se gestionan mejor los recursos, se hacen inversiones más inteligentes y se coloca a la empresa en una buena posición en el mercado.
Desventajas
- El inconveniente fundamental, si es que puede llamarse como tal, es la gran cantidad de orden, tiempo y rigurosidad que debe tener la empresa a la hora de crear el sistema para que la información contenida en el mismo sea fiable como hemos indicado anteriormente.